POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

POR FAVOR LEA CUIDADOSAMENTE ESTA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS, YA QUE CONTIENEN INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Alcance de la Política:

Esta Política aplica para todos los datos personales y datos de propiedad intelectual que recolecta Exam-ia SAS dentro de sus actividades comerciales de Procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas Código CIIU 6311 donde se identifica en el mercado como Exam-ia. Esta política contiene las obligaciones del Responsable del tratamiento de los datos, los derechos de los titulares de la información y cómo ejercerlos.

Por lo tanto, es de obligatorio cumplimiento para todos los colaboradores de Exam-ia, ya sea en calidad de empleados, contratistas o aliados.

Responsable del Tratamiento:

Exam-ia SAS con NIT. 901828008-1, en adelante Exam-ia, con correo electrónico para notificaciones admin@exam-ia.com, número de contacto 3154641818, domicilio en Calle 25 # 6 – 50 apto 201 en la ciudad de Pereira, Colombia, será quien actúe como Responsable del Tratamiento.

Definiciones:

Para efectos de interpretación la Política recoge las siguientes definiciones establecidas por la ley 1581 de 2012:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

d) Datos de propiedad intelectual: Las partes reconocen que los datos y elementos asociados al diseño, incluyendo pero no limitándose a planos arquitectónicos, dibujos técnicos, modelos tridimensionales, renders, especificaciones técnicas, y cualquier información relacionada proporcionada en virtud de este contrato, son considerados información sensible y propiedad intelectual exclusiva de su titular.

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

g) Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Datos que recolecta Exam-ia:

Dentro del ejercicio ordinario de las actividades de Exam-ia, esta recolecta Datos Personales públicos, privados y semiprivados dependiendo de la relación del Titular de la información con Exam-ia y esto es principalmente para comunicarse con sus clientes y clientes potenciales para brindar su oferta de servicios.

Por regla general Exam-ia no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de los mismos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

a) Los Datos Personales Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

b) Exam-ia no condiciona ninguna actividad comercial a que el Titular suministre datos personales sensibles, salvo que sean necesarios para la prestación de un servicio o la venta de un producto.

c) En todo caso se le hará saber al titular de la información con que finalidad se van a recolectar datos sensibles y quién tendrá acceso a dichos datos.

d) Se informará si dichos datos serán objeto de transferencia o transmisión.

e) Se mantendrán medidas de seguridad y almacenamiento de la información más estrictas que con el resto de los datos.

f) La base legal que se utilizará para el tratamiento será la autorización del Titular de la información.

Tratamiento y finalidad:

El Tratamiento, esto es la Recolección, Almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos se realizará con ayuda de medios automatizados y físicos que en todo caso protejan la información de accesos no autorizados:

a) Recolección: con excepción de aquellos datos que pueden ser tratados sin autorización del Titular, Exam-ia solicitará autorización expresa para recolectar datos personales.

Por regla general se solicitarán los siguientes datos:

Nombre completo
Documento de identidad
Correo electrónico
Número telefónico y celular
ocupación u oficio
Ingresos
Domicilio

Estos datos tendrán la finalidad de conocer al titular de la información y de prestarle el servicio en el que se encuentra interesado el titular de la información. Exam-ia podrá solicitar cualquier otro tipo de dato personal que se encuentre permitido por la ley. Entre ellos, y de acuerdo al servicio que adquiera el titular de la información Exam-ia podrá recolectar datos como intereses, gustos y hábitos de consumo, ya que principalmente Exam-ia presta servicios de revisión de proyectos de construcción impulsada por inteligencia artificial y expertos en la industria.

En cuanto a los datos de propiedad intelectual, la parte receptora se compromete a:

Usar los Datos únicamente para los fines específicos de optimización del producto.
Implementar medidas técnicas, físicas y administrativas para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de los Datos.
Evitar la reproducción, distribución, modificación o divulgación de los Datos sin el consentimiento previo y por escrito del titular.

La autorización corresponderá a un ejercicio libre e informado por parte del Titular de la información, después haber leído y entendido la presente política.

b) Almacenamiento: la información podrá ser almacenada en registros físicos o digitales, dentro y fuera de Colombia. Exam-ia dispondrá de medidas técnicas y administrativas que le permitan cumplir con sus deberes como Responsable de la Información. Sin embargo los titulares de la información aceptan y entienden que ningún sistema de almacenamiento es 100% seguro ya que podría ser víctima de ataques malintencionados de terceros.

Exam-ia no responderá por los perjuicios que puedan generarse salvo que la ley indique lo contrario.

c) Circulación: los datos circularán de manera restringida dentro de Exam-ia con autoridades administrativas o judiciales cuando éstas se encuentren ejerciendo sus funciones legales o por orden judicial, y con terceros siempre que cuente con los debidos contratos de transmisión o transferencia de datos, o con la autorización expresa del Titular de la información. En especial circulan de manera externa con:

La Dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN y con el proveedor de facturación tecnológica cuando es necesario.

d) Supresión: los datos serán eliminados de las bases de datos de Exam-ia cuando el Titular lo solicite y aquello sea procedente (siempre que no haya alguna finalidad de archivo de la información), cuando ya no exista una finalidad legítima para conservar los datos y por orden de autoridad competente.

Los datos serán tratados con la finalidad de ejecutar labores comerciales y administrativas que permitan ejecutar las actividades económicas de Exam-ia que tienen que ver con servicios de revisión de proyectos de construcción impulsada por inteligencia artificial y expertos en la industria. En específico se llevarán a cabo las siguientes actividades:

Cuando se trate de bases de datos de clientes:

Para brindar atención al cliente y servicio pre y post venta a través de email, mensajes de texto, mensajería instantánea y llamadas telefónicas.
Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción de compra venta.
Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular, así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos y servicios ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
Realización de estudios con fines estadísticos, medición del nivel de satisfacción del cliente y de conocimiento del cliente.
Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales de EN o de los terceros a quienes represente.
La ejecución de procesos contables.
Adelantar el control y prevención de fraudes y lavado de activos, cuando aplique.
La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de información personal.

2. Cuando se trate de bases de datos de colaboradores:

El cumplimiento de obligaciones legales o contractuales del colaborador y Exam-ia.
La debida ejecución del contrato de trabajo.
La participación en procesos de promoción, desarrollo y crecimiento del colaborador.
Trámites o seguimientos médicos.
El cumplimiento de las políticas internas del colaborador y el Reglamento de Trabajo.
El cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias del colaborador.
La administración de sistemas de información y comunicaciones.
El ofrecimiento de beneficios extralegales al colaborador.
El control y prevención de fraudes y lavado de activos.
Los mecanismos y protocolos de seguridad de las instalaciones de Exam-ia.
La elaboración de encuestas (clima laboral)

3. Cuando se trate de bases de datos de proveedores y terceros:

Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual sostenida con Exam-ia.
Desarrollo de estudios de seguridad y financieros.
Desarrollo de servicios de seguridad electrónica, seguridad física, seguridad industrial.
Procesos contables, tributarios, pago de facturas y demás.
Desarrollo de servicios de comunicaciones corporativas.

Además de los derechos reconocidos por la ley y la jurisprudencia, los Titulares de la información tendrán derecho a:

a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

La persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área administrativa o la dependencia que haga sus veces.

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Para ejercer sus derechos los titulares de la información pueden enviar un correo electrónico a admin@exam-ia.com o escribir al número de contacto 3154641818.

El titular deberá presentar su comunicación de manera verbal o escrita aportando:

Su nombre completo
Número de identificación y tipo de documento
Domicilio / Dirección para notificaciones
Teléfono de contacto
Dirección de Correo electrónico
Copia del documento de identidad
Descripción del derecho que pretende ejercer
Pruebas que pretende hacer valer

Los casos radicados en días inhábiles de acuerdo con el calendario colombiano se entenderán radicados el siguiente día hábil.

Cuando se trate de una consulta esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando se trate de corrección, actualización, supresión o reclamo, el término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Exam-ia informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de Mayo de 2024.

La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Sin embargo, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y aún después mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos o una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes. Si no existe ninguna razón objetiva para retener los datos estos serán eliminados después de 2 años de el último contacto del Titular con Exam-ia se conservarán durante 2 años, teniendo en cuenta que el Titular podría volver a tener relaciones contractuales con Exam-ia.

Esta Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte de Exam-ia en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario o cuando sea necesario por la modificación de las condiciones de tratamiento y recolección. En dicha eventualidad se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de veinte (20) días hábiles siguientes, se entenderá que aceptan. Sin embargo, tal como lo establece la ley, cuando dicha reforma afecte aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del Titular de la información.